إدارة المعلومات (IM) هي عملية جمع وتخزين وإدارة وصيانة المعلومات بجميع أشكالها. تعد إدارة المعلومات مصطلحًا واسعًا يشتمل على سياسات وإجراءات لإدارة المعلومات وتبادلها مركزيًا بين مختلف الأفراد أو المنظمات  أو نظم المعلومات طوال دورة حياة المعلومات.

ولكي نتعرف على إدارة المعلومات لابد أن نعرف في البداية ما هي المعلومات:

فالمعلومات هي أي مادة يتم عرضها بغرض نقل المعرفة وتشاركها بين أطراف مختلفة. هي في العادة تجيب عن أسئلة ما أو تحل مشكلة أو تصف حالة أو تحكي عن موقف. وتنقسم المعلومات الى نوعين رئيسيين لا يستغني أحدهما عن الأخر وهما المحتوى والبيانات. فالمحتوى هي المعلومات غير المنظمة كالمستندات والوثائق والبريد الإلكتروني ونحوها, أما البيانات فهي المعلومات المنظمة المحفوظة في قواعد بيانات منظمة يتم إدارتها عادة من أنظمة معلوماتية كالأنظمة المحاسبية والمالية والموظفين ونحوها. وباعتبار أن المحتوى يمثل أغلبية المعلومات سواء للأفراد أو الشركات فإن إدارة المعلومات تُعنى أساسا بها وبترابطها مع البيانات لتقديم المعلومة المناسبة في الوقت المناسب وللشخص المناسب.

وعلى العموم فإن أهمية المعلومات يكمن في  اعتبارها القاعدة الأساسية لعملية اتخاذ القرارات في المؤسسة، إذ بدون معلومات كافية وجيدة تتوافق وتنسجم مع الاحتياجات العامة للمنظمة لا يمكنها الوصول إُلى قرارات ناجحة، ليس هذا فحسب بل أن فعالية اتخاذ القرارات ترتبط أساسا بنوعية المعلومات المتوفرة والتي بدورها تنعكس على أداء المنظمة، كما أن المعلومات تعتبر المورد الأساسي لكل قرار يخص المنظمة وهذا راجع لكون أحد عوامل الإبداع فيها، من هذه الناحية لا يوجد أي مشكل أو خلاف ، لكن الإشكال المطروح بالنسبة للمؤسسات في عصرنا الحالي باختلاف حجمها، نشاطها وطبيعتها، هي كيفية التحكم في المعلومات.

إن هذا التعريف يحدد ثلاث مواصفات أساسية لعلم المعلومات هي:

• إنه يدرس ظاهرة” المعلومات” خواصا وسلوكاً وتدفقاً وتجهيزاً لغرض الإفادة.

• له جانبان أحدهما علمي نظري، والآخر عملي تطبيقي.

• له ارتباطات وتداخلات موضوعية أساسية مع حقول علمية متعددة.

ويلاحظ أن “علم المكتبات”  يرد في التعريف عند آخر قائمة العلوم المتصلة بعلم المعلومات، وهو العلم الأكثر عطاء لهذا العلم الجديد، حيث قدم له الأدوات والأساليب المهنية الأساسية للعمل المعلوماتي.

مهام ادارة المعلومات: 

تعنى إدارة المعلومات بالمهام التالية:

العمل على التأكد من وصول المعلومات لمن يحتاجها في الوقت الذي يحتاجها فيه من خلال أدوات ووسائل الوصول كالبوابات الإلكترونية وأجهزة الموبايل وغيرها من الوسائل.

توفير بيئة مناسبة لتشارك المعلومات بين العاملين عليها عبر أدوات التشارك كالمنتديات والمدونات والشبكات الإجتماعية.

توفير أدوات البحث المناسبة التي تساعد الأخرين على الوصول للمعلومة أينما كانت داخل المنشأة أو حتى خارجها.

العمل على تحليل المعلومات المتوافرة لتساعد على تطوير العمل وتجنب المخاطر وإتخاذ القرار.

حماية المعلومات والحفاظ على سريتها وملكيتها من خلال أنظمة وأدوات الحماية الإلكترونية كأدوات التشفير والتوقيع الإلكتروني وأنظمة إدارة السجلات .

أتمتة الأعمال المرتبطة بالمعلومات لتوفير الوقت والجهد اللازم لإنجازها أو إنتاجها أو عرضها.

المساعدة في فهرسة وتصنيف المعلومات وهندستها بشكل علمي إعتماداً على الاحتياجات الأساسية للمستخدمين لها فتسهل عملية الوصول المباشر للمعلومة وقت الحاجة.

عرض المعلومات بالشكل الملائم لطبيعة من يحتاجها سواء عبر الويب أو الأجهزة المتنقلة وذلك بإستخدام الرسوم البيانية والتقارير ونحوها.

توفير الوسائل المناسبة لجلب المعلومات وتجميعها من مصادرها المختلفة سواء الإلكترونية أو الورقية وفلترتها وفقا للحاجة.

المساعدة في وضع السياسات الملائمة لإدارة المعلومات بالشكل المطلوب وبما يضمن حمايتها وتوفرها بشكل دائم.

أرشفة المعلومات لوقت طويل وحفظها بشكل أمن على أجهزة التخزين الإلكترونية لإستعادتها عند الحاجة.

إدارة التغيير بتدريب العاملين على إنتاج المعلومات أو من يستخدمها على التعامل مع التقنيات الحديثة للوصول للمعلومة.

خصائص المعلومات:

1-  خاصية التميع والسيولة , فالمعلومات ذات قدرة هائلة على التشكيل ( إعادة الصياغة ) , فعلى سبيل المثال يمكن تمثيل المعلومات نفسها في صورة قوائم او أشكال بيانية أو رسوم متحركة أو أصوات ناطقة .

2-  قابلية نقلها عبر مسارات محددة ( الانتقال الموجه ) أو بثها على المشاع لمن يرغب في استقبالها.

3-  قابلية الاندماج العالية للعناصر المعلوماتية, فيمكن بسهولة تامة ضم عدة قوائم في قائمة أو تكوين نص جديد من فقرات يتم استخلاصها من نصوص سابقة.

4-  بينما اتسمت العناصر المادية بالندرة وهو أساس اقتصادياتها , تتميز المعلومات بالوفرة , لذا يسعى منتجوها إلى وضع القيود على انسيابها لخلق نوع من ( الندرة المصطنعة ) حتى تصبح المعلومة سلعة تخضع لقوانين العرض والطلب ,وهكذا ظهر للمعلومات أغنياؤها وفقراؤها وأباطرتها وخدامها وسماسرتها ولصوصها .

5-  خلافا للموارد المادية التي تنفذ مع الاستهلاك لا تتأثر موارد المعلومات بالاستهلاك بل على العكس فهي عادة ما تنمو مع زيادة استهلاكها لهذا السبب فهناك ارتباط وثيق بين معدل استهلاك المجتمعات للمعلومات وقدرتها على توليد المعارف الجديدة.

6-  سهولة النسخ, حيث يستطيع مستقبل المعلومة نسخ ما يتلقاه من معلومات بوسائل يسيرة للغاية ويشكل ذلك عقبة كبيرة أمام تشريعات الملكية الخاصة للمعلومات.

7-  إمكان استنتاج معلومات صحيحة من معلومات غير صحيحة أو مشوشة , وذلك من خلال تتبع مسارات عدم الاتساق والتعويض عن نقص المعلومات غير المكتملة وتخليصها من الضوضاء .

8-  يشوب معظم المعلومات درجة من عدم اليقين, إذ لا يمكن الحكم إلا على قدر ضئيل منها بأنه قاطع بصفة نهائية.

مراحل إدارة المعلومات:

تمر عملية إدارة المعلومات في 4 مراحل، وهي:

( جمع المعلومات ،  تخزين المعلومات ،  توزيع المعلومات ، حذف المعلومات )

مجالات إدارة المعلومات:

ينطوي ضمن بيئة إدارة المعلومات المجالات التالية والتي تغطي كافة أنواع المعلومات المتداولة في أي منشأة:

_  إدارة المحتوى   Enterprise Content Management

_  إدارة المعرفة     Knowledge Management

_  إدارة السجلات والأرشفة    Record management and Archiving   

_  إدارة أتمتة الأعمال    Business Process Management

_  إدارة محتوى الإنترنت    Web content management

_  إدارة أدوات الإعلام الاجتماعي   Socail media management

_  ذكاء الأعمال   Business Intelligence

_  إدارة البيانات الرئيسية    Master Data Management

وتعتمد عملية إدارة المعلومات على المبادئ التالية:

. أن المعلومات هي أحد أهم اصول المنظمة التي لها تأثير كبير على إنتاجيتها وبالتالي يجب الاهتمام بها والحفاظ عليها.

. يجب أن تتوفر المعلومات بين من يحتاجها داخل أي منشأة وفقا لصلاحية كل واحد منهم وبالتالي فإن التشارك في المعلومات بين العاملين أمر أساسي لنجاح أي منشأة.

. يجب الاهتمام بالاحتفاظ بالمعلومات وتسجيلها لتبقي لأطول فترة ممكنة حسب حاجة العمل ويتم ذلك من خلال توفير البرامج والأجهزة ووضع السياسات التي تضمن ذلك.

إدارة المعلومات في منشآت الأعمال:

إن المنشآت التي تعمل على إدارة المعلومات ستتمكن من تقليل تكاليف العمل لديها وسيكون لديها القدرة على الاستجابة لمتطلبات السوق بسرعة وكفاءة وهذا هو الدور الاساسي الذي يقوم به محترفوا المعلوماتية. يتميز محترفوا المعلوماتية بقدرتهم على التعامل مع جميع أنواع المعلومات التي تتعامل معها المنشأة أو المؤسسة التعليمية سواء الرقمية أو غير الرقمية وهو على دراية على الأقل بالمجالات التالي:

1-  انشاء واستيراد المعلومات من مصادرها المختلفة سواء الإلكترونية كالمواقع الإلكترونية أو البريد الإلكتروني أو غير الرقمية كالوثائق والمستندات الرقمية.

2-  تنظيم وفهرسة وتصنيف المعلومات لجعلها قابلة للوصول السهل من قبل من كل من يحتاجها سواء داخل المنشأة أو خارجها.

3-  حكومة المعلومات عبر وضع القوانين والشروط المناسبة لأنشائها وتداولها والحفاظ عليها وتوزيعها وارشفتها والتحكم بها.

4-  أتمتة العمليات التي تعتمد على المعلومات خصوصا المعاملات والاجراءات الورقية ونحوها.

5-  إدارة دورة حياة المعلومة بدءا من لحظة انشائها أو استيرادها وانتهاءا بأرشفتها مرورا بعمليات الحفظ والفهرسة والتداول والتحكم والحماية.

6-  تنفيذ المهام والمشاريع المتعلقة بإدارة المعلومات عبر الفهم الكامل لأساليب جمع المتطلبات ودراستها واختيار الانظمة والأدوات الملائمة لمكننة العمل.

الهدف من إدارة المعلومات :

تهتم إدارة المعلومات بالبنية التحتية المستخدمة لجمع المعلومات وإدارتها وحفظها وتخزينها وتسليمها وفق مجموعة من الضوابط والتدابير التي تسمح بتمرير المعلومات للأشخاص المعنيين بالوقت المناسب وتعتبر الشركات والمؤسسات غير القادرة على ضبط عملية إدارة المعلومات لديها مهددة بفشل أعمالها بشكل كبير، حيث تهدف إدارة المعلومات التعامل مع المعلومات بخطى ثابتة وواضحة وبطرق مبتكرة تساعد في صنع القرار لدى الشركات والمنظمات والمؤسسات المختلفة من خلال فهمها العميق للمعلومات التي تملكها وتوظيفها بما يخدم مصالح الشركات المختلفة.

أنواع أنظمة إدارة المعلومات:

تتواجد العديد من أنظمة إدارة المعلومات التي تستخدمها الشركات المختلفة لإدارة المعلومات واستخدامها في اتخاذ القرارات الإدارية المناسبة،  ومن الأمثلة على ذلك يوجد عددا من الأنظمة المستخدمة في إدارة المعلومات مثل ( نظام معالجة المعاملات ، أنظمة دعم الإدارة ، أنظمة دعم القرار ، أنظمة المعلومات التنفيذية ، النظم الخبيرة ).